Familienet Academie

Handige handleiding en tips voor dagelijks gebruik

In de Familienet Academie vindt u een handige handleiding voor het starten met Familienet. Daarnaast tips voor het dagelijks gebruik en inspiratie voor berichten plaatsen.

Inleiding: Waarom Familienet?

Familienet is een waardevol communicatiemiddel rondom iemand die zorg of hulp nodig heeft. Een moeder of vader in een zorginstelling, bijvoorbeeld. Zorgverleners en familie kunnen makkelijk en snel belangrijke zaken uitwisselen op een afgeschermde webpagina. Zo is iedereen op de hoogte van activiteiten en specifieke vragen. Maar Familienet is ook heel erg geschikt om samen herinneringen te delen, bijvoorbeeld met behulp van het Levensboek.

Het uitwisselen van informatie zorgt voor meer betrokkenheid. En meer betrokkenheid zorgt voor betere zorg. Zorgen doen we samen.

Familienet Academie leidt u door de belangrijkste functies van Familienet zodat u snel en probleemloos aan de slag kunt. Daarnaast vindt u ondersteunende informatie en materialen om een goede start te maken met Familienet binnen uw organisatie.

Het hele verhaal van Familienet lezen? Dat kan hier.

1 Familienet inrichten

Familienet gebruiken begint bij het inrichten van uw eigen Familienet domein. Dit is gelukkig zo gebeurd.

1. Log in op Familienet. Dit kan op www.familienet.nl/login
2. Maak de profielpagina van uw zorginstelling compleet. Ga hiervoor naar Menu > Beheer zorginstelling. Vul de gevraagde informatie in, upload een logo en omslagfoto.
3. Voeg afdelingen toe. Ga hiervoor naar Menu > Beheer zorginstelling. Zo kunt u medewerkers en cliënten indelen.

Aanvullende instellingen aanpassen
Er zijn binnen Familienet nog veel meer aanpassingen mogelijk. Deze vindt u ook onder Menu > Beheer zorginstelling. Hier kunt u bijvoorbeeld de instellingen voor het toevoegen van video’s aanpassen, een forum instellen of de standaard boodschap bij een uitnodiging aanpassen.

2 Informeer de medewerkers

Natuurlijk wilt u alle medewerkers die met Familienet gaan werken graag uitgebreid kennis laten maken met alle mogelijkheden. We helpen u graag op weg. Hieronder vindt u waardevolle hulpmiddelen.

Geef een presentatie over Familienet
Wij hebben een presentatie gemaakt over het doel en de belangrijkste functies binnen Familienet. Download de PowerPoint presentatie hier en toon deze aan uw medewerkers.

Brief of e-mail sturen
U kunt de medewerkers ook informeren per brief, e-mail of een bericht op uw intranet. Hieronder vindt u een standaardtekst. Uiteraard kunt u deze aanpassen aan uw wensen.

E-mail of brief aan medewerkers:

Beste .....,

Misschien heb je al gehoord dat we met ingang van -- -- starten met het gebruik van Familienet. We informeren je hierbij graag over de mogelijkheden van deze mooie communicatietool.

Waarom Familienet?
Wij geloven dat Familienet ons helpt om sneller en effectiever met familie te communiceren over de zorg voor onze cliënten. Dat heeft meerdere voordelen. Het zorgt bijvoorbeeld voor grotere betrokkenheid van de familie. Maar het bespaart ook waardevolle tijd om op deze manier belangrijke zaken rondom cliënten te delen met familie.

Hoe werkt Familienet?
Familienet is een afgeschermde website met voor elke cliënt een pagina. Deze pagina is alleen zichtbaar voor de betrokken zorgverleners en familieleden.

Op deze Familienet pagina kunnen familieleden en zorgverleners makkelijk berichten plaatsen, maar ook foto’s, video’s of documenten delen. Daarnaast is er een agenda waar afspraken in bijgehouden kunnen worden. Ook is er de mogelijkheid een forum in te richten waarop er over een hele afdeling heen kan worden gecommuniceerd en is er een digitaal Levensboek beschikbaar om herinneringen en belangrijke momenten van een cliënt in vast te leggen.

Meer informatie?
Zodra we van start gaan met Familienet, ontvang je een persoonlijke uitnodiging per e-mail om een account aan te maken. Je kunt dan gelijk aan de slag.

Wil je alvast meer informatie? Bekijk dan de website van Familienet, bekijk de presentatie op het intranet of neem contact op met ---- -------, de Familienet coördinator.

We wensen je alvast veel plezier met Familienet!

Met vriendelijke groet,

 

3 Informeer de familie

Ook het informeren van de betrokken families is een belangrijke stap om Familienet effectief te kunnen gaan gebruiken. Wij raden u aan dit te doen voordat de familieleden een uitnodiging ontvangen. Ook voor familie hebben wij handige tools die helpen bij het geven van de juiste informatie.

Geef een presentatie over Familienet
Het voordeel van een presentatie is dat het persoonlijk is en vragen direct kunnen worden beantwoord. Wij hebben een presentatie die u kunt gebruiken. Download deze PowerPoint presentatie hier en toon deze aan familie.

U kunt hier ook de flyers en inschrijfformulieren uitdelen.

Brief of e-mail sturen
U kunt de familie ook informeren per brief of e-mail. Hieronder vindt u een standaardtekst. Uiteraard kunt u deze aanpassen aan uw wensen.

E-mail of brief aan medewerkers:

Beste .....,

Wellicht heeft u al gehoord dat we met ingang van -- -- starten met het gebruik van Familienet. We informeren u hierbij graag over de mogelijkheden van deze mooie communicatietool.

Waarom Familienet?
Wij geloven dat Familienet ons helpt om sneller en effectiever te communiceren met de familie van onze cliënten. Deze tool stelt ons in staat makkelijk en snel informatie te delen en te ontvangen. Zo bent u als familie altijd op de hoogte.

Hoe werkt Familienet?
Familienet is een afgeschermde website met voor elke cliënt een pagina. Deze pagina is alleen zichtbaar voor de betrokken zorgverleners en familieleden.

Op deze Familienet pagina kunnen familieleden en zorgverleners makkelijk berichten plaatsen, maar ook foto’s, video’s of documenten delen. Daarnaast is er een agenda waar afspraken in bijgehouden kunnen worden. Ook is er de mogelijkheid een forum in te richten waarop er over een hele afdeling heen kan worden gecommuniceerd en is er een digitaal Levensboek beschikbaar om herinneringen en belangrijke momenten van een cliënt in vast te leggen.

Meer informatie?
Zodra we van start gaan met Familienet, ontvangt u een inschrijfformulier. U kunt dan gelijk aan de slag.

Wilt u alvast meer informatie? Bekijk dan de website van Familienet of neem contact op met ---- -------, de Familienet coördinator.

We wensen je alvast veel plezier met Familienet!

Met vriendelijke groet,

4 Medewerkers uitnodigen

Na het informeren van de medewerkers kunt u ze toegang geven tot Familienet. Hier leest u hoe dit werkt.

Nodig de medewerkers uit
Een uitnodiging stuurt u gemakkelijk vanuit uw Familienet omgeving.

Ga naar Menu > Medewerkers. Klik nu op Nieuwe medewerker en vul de gegevens in.

De betreffende medewerker krijgt een uitnodiging per e-mail om een account te maken. Na het maken van het account, krijgt de medewerker automatisch een mail met instructie en aanvullende informatie over het gebruik van Familienet.

Let op: alleen medewerkers met het gebruikerstype Familienet Beheerder en Medewerker+ kunnen nieuwe medewerkers toevoegen. Meer informatie over gebruikerstypen leest u hieronder.

Gebruikerstypen
Familienet kent verschillende gebruikerstypen. Elk gebruikerstype heeft specifieke mogelijkheden. Dit zorgt voor structuur en overzicht.

Hieronder vindt u een overzicht van de gebruikerstypen aan de zorginstelling kant:

Familienet Beheerder Medewerker+ Medewerker Communicatiemedewerker
Cliënt pagina’s maken
Cliënt pagina’s archiveren
Cliënt pagina’s verwijderen
Medewerkers uitnodigen en wijzigen
Berichten op cliënt pagina’s lezen en plaatsen
Berichten van anderen wijzigen
Groepsberichten plaatsen
Afspraken in agenda zetten
Toegang tot het Forum
Afdelingen toevoegen
Profiel zorginstelling wijzigen

5 Pagina’s maken voor cliënten

Nu de familie ook helemaal op de hoogte is van Familienet en medewerkers toegang hebben, kunt u familie die een inschrijfformulier heeft ingeleverd uitnodigen. Dit doet u door een pagina te maken voor de cliënt.

Pagina’s maken voor cliënten
Een pagina voor een cliënt is zo aangemaakt. Hieronder vindt u de bijbehorende stappen.

Ga naar Menu > Cliënten. Klik nu op Nieuwe cliënt. Vul de gevraagde informatie in.

De Eerste contactpersoon van de familie ontvangt automatisch een uitnodiging per e-mail en kan ook een account aanmaken. Na het aanmaken van een account krijgt het familielid automatisch een mail met verdere instructies en aanvullende informatie.

Alleen medewerkers met het gebruikerstype Familienet Beheerder en Medewerker+ kunnen pagina’s voor cliënten maken.

Familie uitnodigen
Andere familieleden uitnodigen voor de cliënt pagina kan op de Leden pagina. Deze is te bereiken door bovenaan de pagina te klikken op Leden. Daar staat een knop Nieuw familielid.

Alleen de Eerste contactpersoon (dit is de cliënt zelf of een ander familielid) kan familieleden uitnodigen.

6 Berichten plaatsen

Na het uitnodigen van medewerkers en het maken van pagina’s zijn we toe aan het belangrij kste en leukste onderdeel van Familienet: berichten plaatsen! Door het plaatsen van berichten kunnen alle gebruikers van een pagina belangrijke informatie uitwisselen.

Berichten plaatsen
1. Klik op de naam of foto van een cliënt op de Cliënten pagina om naar de pagina van een cliënt te gaan.
2. Bovenaan de Berichten pagina kunt u nu een bericht schrijven.

Alle familieleden krijgen nu een mailtje met een notificatie dat er een bericht is geplaatst. Medewerkers krijgen regelmatig een samenvatting van alle activiteiten op Familienet. Hoe vaak deze samenvatting wordt gemaild, hangt af van de gekozen instellingen.

Bijlagen toevoegen
Wilt u een bijlage toevoegen bij een bericht? U kunt kiezen uit: foto’s, video’s en documenten.

1. Schrijf een bericht bovenaan de Berichten pagina
2. Klik op het icoontje om een foto, video of document toe te voegen.

Doelgroepselectie: voor wie is het bericht bedoeld?
Per bericht kunt u kiezen wie het bericht precies ziet. U kunt kiezen uit de volgende opties:

  • Alle leden - het bericht is zichtbaar voor alle leden van de pagina.
  • Familie - het bericht is zichtbaar voor familie. Alleen familie kan deze optie kiezen.
  • Eerste contactpersoon - het bericht is zichtbaar voor de Eerste contactpersoon. Alleen de Familienet Beheerder en de Medewerker+ kunnen deze optie kiezen.

Reacties plaatsen
Wilt u reageren op een bericht? Dat kan! Schrijf uw reactie in het vakje onderaan het bericht waar u op wilt reageren. Hier staat de tekst: Schrijf uw reactie hier….

Inspiratie nodig?
Wat zijn leuke en geschikte berichten voor op Familienet? Suggesties en tips vindt u in hoofdstuk 11: Tips voor berichten schrijven.

7 Agenda

Een nuttige functionaliteit binnen Familienet is de Agenda, hier voegen medewerkers en familie afspraken toe.

Afspraak toevoegen
Wilt u een afspraak toevoegen?

1. Ga naar Menu > Agenda en klik op Nieuwe afspraak.
2. Vul de gegevens in en klik op Maak afspraak.

Overzicht van alle afspraken
Wilt u een overzicht zien van alle afspraken van uw cliënten? Die vindt u in uw Agenda in het Menu.

Om de agenda van een specifieke cliënt te bekijken, gaat u eerst naar de persoonlijke pagina van deze cliënt en vervolgens naar zijn of haar agenda.

Afspraken bij meerdere cliënten
U kunt ook in een keer een afspraak toevoegen bij meerdere cliënten. Deze optie vindt u bij het maken van een nieuwe afspraak.

Notificaties van de agenda
Medewerkers en familie worden per mail op de hoogte gehouden van de afspraken. De frequentie hangt af van de gekozen instellingen.

8 Groepsbericht

Wilt u een bericht plaatsen bij meerdere cliënten tegelijk? Kies dan voor het plaatsen van een Groepsbericht. Handig als u bijvoorbeeld een gezamenlijke activiteit wilt aankondigen of een nieuwsbrief wilt verspreiden.

Groepsberichten plaatsen
Zo plaatst u een Groepsbericht:

1. Ga naar Menu > Groepsbericht.
2. Schrijf het bericht.
3. Selecteer bij welke cliënten u het bericht wilt plaatsen.
4. Voeg eventuele bijlagen toe.
5. Klik op Plaats Groepsbericht.

9 Forum

Op het Forum kunnen families van cliënten ook onderling communiceren. Deze optie is standaard uitgeschakeld. Wilt u het Forum gaan gebruiken? Volg dan de volgende stappen:

Het Forum aanzetten
Let op: Alleen de Familienet Beheerder bij uw zorginstelling kan het Forum aanzetten.

1. Ga naar Menu > Beheer zorginstelling.
2. Klik op Forum
3. Kies voor welke afdelingen u het Forum aan wilt zetten.

Wilt u het Forum weer uitschakelen? Dat kan ook door de bovenstaande stappen te volgen.

Nieuw onderwerp plaatsen
Het is heel makkelijk om een nieuw onderwerp te plaatsen. Volg de volgende stappen:

1. Ga naar Menu > Forum.
2. Klik op Nieuw Onderwerp.

Waar gebruikt u het Forum voor?
Op het Forum kunnen families en medewerkers onderwerpen starten. Iedereen van de afdeling kan hier vervolgens op reageren. Gebruik het Forum bijvoorbeeld om een gezamenlijk uitstapje te organiseren of foto’s van een gezamenlijke activiteit te delen.

Het verschil tussen het Forum en een Groepsbericht
De onderwerpen, maar ook de reacties op het Forum zijn voor iedereen zichtbaar. Bij een Groepsbericht zijn de reacties alleen zichtbaar voor de mensen die toegang hebben tot de betreffende cliënt pagina.

Oftewel: het Forum wordt vooral gebruikt voor contact tussen families onderling op de afdeling.

10 Beheer uw Familienet account

U kunt persoonlijke instellingen wijzigen in uw Familienet account. Bijvoorbeeld uw profielfoto, uw e-mailadres of notificatie voorkeuren.

Profiel wijzigen
Wilt u onderdelen van uw profiel wijzigen? Volg dan onderstaande stappen:

1. Klik op uw naam of foto in de navigatiebalk bovenaan het scherm.
2. Ga naar het kopje Instellingen.
3. Wijzig uw naam, profielfoto, functie en een korte omschrijving van uzelf.

Instellingen wijzigen
Andere instellingen zoals e-mailadres, wachtwoord en notificatie voorkeuren kunt u ook wijzigen op de pagina Instellingen.

11 Tips voor het schrijven van berichten

Berichten schrijven is soms best moeilijk. Hoe schrijft u een goed bericht en wat voor soort berichten kunt u op Familienet plaatsen? In dit hoofdstuk een aantal tips en suggesties.

Tips voor berichten schrijven

  • Kies voor korte en bondige berichten. Dat zorgt ervoor dat de boodschap beter wordt begrepen. Liever meerdere berichten dan een lang bericht.
  • Vermijd jargon. Niet alle families zijn bekend met termen die voor zorgmedewerkers heel gewoon zijn. Kies dus voor begrijpelijke taal.
  • Maak het persoonlijk. Natuurlijk zijn er ook functionele berichten, maar familieleden waarderen het zeer als er persoonlijke nieuwtjes worden gedeeld. Bijvoorbeeld wat een cliënt die dag heeft gedaan of een leuke uitspraak.
  • Stel een vraag. Om de betrokkenheid met de familie te vergroten, werkt het stellen van een vraag erg goed. Vraag om aanvullende informatie over de cliënt of doe een verzoek tot het deelnemen aan een activiteit of het meenemen van iets.
  • Plaats niet te vaak een bericht. Probeer de familieleden niet te overladen met berichten.
  • Maar plaats wel regelmatig een bericht! Familienet werkt het best als het met regelmaat wordt gebruikt. Probeer dus elke week iets te plaatsen. Kies voor een regelmatige spreiding in plaats van de ene dag veel berichten en dan weken niets.
  • Kies voor foto’s en video: foto’s en video maken berichten op Familienet compleet. En het plaatsen van een foto of video is zo gebeurd. We zien vaak meer interactie bij het gebruik van foto’s en video dan alleen tekst.

Voorbeelden van berichten
Deel op Familienet bijvoorbeeld een bericht over de muziekmiddag, een wandeling, samen koken of een andere activiteit. Persoonlijke berichten over het welzijn van het cliënt wordt door familie ook erg gewaardeerd.

Een aantal voorbeelden:

“Vandaag zijn we met de hele groep wezen wandelen. Frieda heeft erg genoten. Ze kletste volop met mevrouw de Graaf en ze hebben daarna samen genoten van een kopje tomatensoep. Een heerlijke middag!”

“Wat vindt Frieda nou echt een traktatie? Gezien haar verjaardag volgende week, halen we graag iets speciaals in huis. Waar doen we haar nou echt een plezier mee?”

“Op 23 maart willen we met de hele afdeling de moestuin gaan klaarmaken voor het voorjaar. We kunnen wel wat hulp gebruiken en het lijkt ons leuk als jullie als familie aansluiten. We maken er een gezellige middag van met na afloop een lunch. Wie komt ons helpen?”

“Beste familie, Frieda heeft het steeds vaker over haar oude huis en bijbehorende tuin. Heeft een van jullie misschien nog foto’s hiervan? Dat zou ze denk ik ontzettend leuk vinden! Je kunt ze hier uploaden, dan kan ik ze gelijk laten zien! Alvast bedankt!”

“Beste familie, is het voor een van jullie misschien mogelijk warme sokken voor Frieda mee te nemen? De paren die ze heeft zijn inmiddels af. Maat 38. Alvast heel erg bedankt!”

12 Familienet als uw cliënt vertrekt of overlijdt

Als uw cliënt uw zorginstelling verlaat of komt te overlijden, is het vaak niet wenselijk om de Familienet pagina nog actief te houden. Er zijn verschillende mogelijkheden in dit geval.

U kunt een Familienet pagina verwijderen of archiveren. Bij het archiveren van een pagina, blijft alle informatie beschikbaar voor de familie, maar ziet de medewerker de pagina niet meer in het overzicht staan.

Bij het verwijderen van een pagina is alle informatie weg voor alle leden van de pagina.

Overleg met de familie
U kunt een bericht plaatsen op de pagina om met de familie in contact te komen. U kunt dan ook aangeven dat u de pagina gaat archiveren en wanneer u van plan bent de pagina te verwijderen.

Pagina’s archiveren of verwijderen
De Medewerker+ kan een pagina naar het archief verplaatsen. Familie heeft dan nog wel toegang tot de pagina, maar medewerkers zien de pagina niet meer en krijgen er geen notificaties meer van.

Klik op de Familienet pagina op Beheer pagina en ga naar Archiveer. Klik tot slot op Archiveer pagina.

De Familienet Beheerder bij de zorginstelling en Eerste contactpersoon kunnen de pagina verwijderen. Klik op de Familienet pagina op Beheer pagina en ga naar Verwijder pagina. Volg de instructies en klik tot slot op Verwijder pagina.

13 Familienet op uw website en social media aankondigen

Het is leuk om bekend te maken dat uw zorginstelling Familienet gebruikt voor contact met familie. Deel dit met uw volgers op social media of bezoekers van uw website. In dit hoofdstuk vindt u daarvoor een aantal hulpmiddelen.

Familienet op uw website
U kunt gebruik maken van de onderstaande tekst of deze naar wens aanpassen. Ook hebben we wat beeldmateriaal voor u.

Tekst voor uw website:

Sinds -- - -- maken wij gebruik van Familienet. Familienet is een waardevol communicatiemiddel waarmee wij als zorgverleners snel en makkelijk contact kunnen onderhouden met de familie van onze cliënten.

Waarom Familienet?
Familienet bestaat inmiddels al jaren en heeft bewezen te zorgen voor meer interactie en daarmee betrokkenheid tussen zorgverleners, familie en cliënt. Deze betrokkenheid vinden wij erg belangrijk omdat dit de zorg voor onze cliënten ten goede komt. Alle deelnemers leren elkaar beter kennen en zijn goed op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de zorginstelling.

Hoe werkt Familienet?
Familienet draait om een afgeschermde webpagina. Elke cliënt krijgt zo’n pagina. Alleen zorgverleners en familieleden die toegang hebben, kunnen de inhoud zien. Deze deelnemers kunnen berichten uitwisselen, foto’s, video’s en documenten delen, een agenda bijhouden maar ook het digitale Levensboek aanvullen. Familienet is erg gemakkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk.

We zijn erg enthousiast over deze nieuwe tool en delen onze ervaringen graag. Heeft u vragen over Familienet? Dan kunt u contact opnemen met ------- ---------- door te mailen naar -----@-------.

PLAATJE HIER

Familienet op uw social media
Wilt u ook op Facebook delen dat u gebruik maakt van Familienet? Dan kunt u gebruik maken van onderstaande tekst of deze naar wens aanpassen. U vindt ook geschikt beeldmateriaal. Uiteraard staat het u vrij eigen foto’s toe te voegen.

Tekst voor Facebook:

Met ingang van -- -- maken wij gebruik van Familienet. Hiermee kunnen wij nog sneller en makkelijker communiceren met de familieleden van onze cliënten. Dit geeft vertrouwen, zorgt voor betrokkenheid en komt de zorg ten goede. Op de persoonlijke, afgeschermde webpagina kunnen familieleden en zorgverleners berichten uitwisselen, aangevuld met foto’s, video’s en documenten. Ook is er een agenda en digitaal Levensboek beschikbaar. Meer lezen over Familienet? < link naar bericht op de website >

Tip: het delen van een link en een plaatje bij een Facebookbericht zorgt doorgaans voor een groter bereik.

PLAATJE HIER

14 Hulp bij Familienet gebruiken

Heeft u hulp nodig bij het gebruiken van Familienet? Binnen Familienet vindt u een uitgebreide Help functie. Deze vindt u door op uw naam te klikken (rechtsboven) en uw persoonlijke menu te openen. Klik vervolgens op Help. Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over Familienet en kunt u ook contact met ons opnemen.

sinds 2005